定期届出

総論

 

内容

提出義務者 対応する対象期間 提出期間

特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況を年に1回、定期的に入管局に届出

(自社支援の場合)
特定技能所属機関
4月1日 ~翌年3月31日 翌年4月1日 ~5月31日
(支援の実施を登録支援機関へ委託している場合)
特定技能所属機関及び登録支援機関が提出

 

定期届出とは、特定技能所属機関及び登録支援機関が1年に1度、特定技能外国人 を受け入れた年度の翌年度の 4 月 1 日~5 月 31 日までの間に受入れ状況等に関して届出をすることです。

【対象者】:2025年4月1日~2026年3月31日の間において、特定技能外国人を受け入れている特定技能所属機関及び委託を受けた登録支援機関

 一度受入れれば、すぐに退職してしまった場合においても、定期届出をする必要があります。

【提出期間】:2026年4月1日~5月31日

【提出方法】:電子届出 or 郵送・持参

 ※電子届出の場合は、事前に電子届出システムの利用者登録が必要となりますが、添付書類の一部省略が認められています。

  郵送・持参の場合は、特定技能所属機関の住所を管轄の地方出入国在留管理局・支局特定技能担当部門宛てにご提出ください。

 

【必要書類】共通書類

下記より表と共に説明する。なお、「★」につきましては、表の後にポイントとして詳しい説明を加える。

  必要書類(共通) 様式 備考
1

受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書

及び 

別紙1

参考様式3-6号

参考様式3-6号
別紙1

事業所が多数あっても、同一法人(同一個人事業主)である場合は、本店・本社が1部提出するだけで足りる

2 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書
別紙2
参考様式3-6号
別紙2
登録支援機関の署名は、参考様式第3-6号別紙2にする
3 報酬支払証明書 参考様式5-7号

報酬の支払方法が口座振込以外の方法である場合必要

※対象となる特定技能外国人全員分必要

4 理由書 任意

届出期間内に届出できなかった場合や特異な状況がある

場合に提出が必要

上記は、届出の対象者となる全ての企業に対して共通する提出書類となります。

また、特に事情がなければ、多くの企業様が提出しなければならない共通書類は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書及び別紙1」のみとなります。なお、電子届出の場合、届出書は画面上の入力となり、添付は不要です。

 

【必要書類】「一定の基準」を満たしている企業

 

共通書類の他に、各企業が提出を必要とする添付書類は「一定の基準」に満たしているかどうかによって異なります。

「一定の基準」を満たしているとは過去3年間に指導勧告書の交付又は改善命令処分を受けておらず在留諸申請及び各種届出をオンラインで行い、かつ下記の①~⑥のいずれかに該当することとなる。

① 日本の証券取引所に上場している企業

② 保険業を営む相互会社

③ イノベーション創出企業(高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イ又はロの対象企業)

④ 一定の条件を満たす企業等

 →https://www.moj.go.jp/isa/content/001378932.pdfをご参照ください。

⑤ 前年分の給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人

⑥ 特定技能所属機関として3年間継続して受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過となっていない法人

必要書類

「一定の基準」満たす

参考様式 備考
一定の事業規模及び基準適合性に関する誓約書 参考様式第5-16号 全員必須
書類省略に当っての誓約書 参考様式第1-29号
四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書の写し   ①または②を満たす場合に提出

③に該当することを証明する文書

 

③を満たす場合に提出

④に該当することを証明する文書   ④を満たす場合に提出
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の写し   ⑤を満たす場合に提出
特定技能所属機関概要書 参考様式第1-11-1号 ⑥を満たす場合に提出

【必要書類】「一定の基準」を満たしていない企業

 

また、「一定の基準」を満たさない企業については、必要な提出書類が大幅に増えます。

詳しくは下記の表のとおりとなります。

なお、「一定の基準」を満たさない企業が提出しなければならない書類は、入管申請の際の第2表とよく似ています。

ただし、注意すべき点は、入管申請の際において、同一年度内に特定技能外国人を既に受け入れている場合には提出不要となりますが、

定期届出の場合は、いずれの期間も提出不要になりません!

そのため、同一年度内において、特定技能外国人を受け入れていても、「一定の基準」を満たさない限り、必ず下記の書類をご提出ください。

  「一定の基準」満たさない 参考様式 備考
1 基準適合性に関する誓約書 参考様式第5-17号  
2 特定技能所属機関概要書 参考様式第1-11-1号  
3 中長期在留者の受け入れ実績に関する資料

参考様式第1-11-2号

参考様式1-11-3号

任意様式

特定技能所属機関概要書の項番4に応じて

左記の書類のいずれかを提出

4 登記事項証明書    
5 役員住民票(特定技能所属機関)  

業務執行に関与する全ての役員の住民票が必要

※住民票は、マイナンバーの記載がなく、本籍地の記載のあるもの

6 役員に関する誓約書   業務執行に関与しない役員がいる場合提出必要
7 国税納税証明書(その3)  

法人の該当税目は、

 ①源泉所得税及び復興特別所得税

 ②申告所得税及び復興特別所得税

 ③消費税及び地方消費税

個人事業主の該当税目は、

①~③に加えて④相続税と⑤贈与税となる。

8 法人住民税の納税証明書  

直近1年分

 ※個人事業主の場合は個人住民税の納税証明書

9

労働保険料等納入通知書

及び通知書に対応する領収証書 ★1

 

直近1年分  

10 社会保険料納付に係る資料  ★2    

★1:労働保険料の納付に関わる資料について

 労働保険事務組合に事務委託をしているかいないかによって提出する書類が異なる。

 ■事務委託している→①労働保険事務組合が発行した労働保険料等納入通知書の写し及び、②申告書に対応する領収書の写し

 ■事務委託していない→①労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書の写し及び、②申告書に対応する領収書の写し

※民間保険に加入している場合は、民間保険に加入していることを証明する書類を代わり提出することが必要である。

★2:社会保険料の納付に係る資料について

 健康保険・厚生年金保険の適用事業所であるかどうかによって提出する書類が異なる。

 ■適用事業所である社会保険料納入状況回答票又は健康保険・厚生年金保険料領収証書の写し

  →4月に届出する場合は、2025年3月~2026年2月分が必要、5月に届出する場合は、2025年4月~2026年3月分が必要となる。

 ■適用事業所ではない個人事業主の健康保険・医療保険等の書類が必要となる。下記の①~④のいずれかではなく、すべて提出が必要となる。

  ①マイナポータルよりダウンロードした医療保険の資格情報の写し又は資格確認書の写し

  ②国民健康保険料(税)納付証明書直近1年分

  ③被保険者記録照会(納付Ⅱ)又は国民年金保険料領収証書の写し

   →4月に届出する場合は、2025年3月~2026年2月分が必要、5月に届出する場合は、2025年4月~2026年3月分が必要となる。

  ④被保険者記録照会回答票

 ※①と②については、保険者番号及び被保険者等記号・番号をマスキングしてから提出してください。

  ③と④については、基礎年金番号をマスキングしてから提出してください。

   

情報入力及び書類作成上の注意点

◆参考様式第3-6号作成上の注意

 ・平均値を入れる箇所については、小数点第一位を四捨五入し、整数でご記入ください。

 ・賞与等について、個人によって支払い額が異なる場合は、

    「特定技能外国人に対して支払った総額÷特定技能外国人の総人数」で得た額をご記入ください。

 ・登録支援機関に対して一部のみ委託している場合は、「自社支援のみ」と選択してください。

 ・複数の特定技能外国人を受け入れており、その中の一名でも全部委託している場合は、「全部委託あり」と選択してください。

 ・登録支援機関に委託している場合においても、この様式の署名は特定技能所属機関の担当者又は作成者が署名してください。

   (登録支援機関の署名は、参考様式第3-6号別紙2に作成してください。)

◆参考様式第3-6号別紙1作成上の注意

 ・複数事業所で受入れを行っている場合は、事業所ごとに作成し、本社が取りまとめて提出してください。

 ・全部委託している場合は、登録支援機関より情報を取得し、特定技能所属機関が作成し、提出してください。

 

https://www.moj.go.jp/isa/content/001454514.pdf

その他書類作成の際の注意点の詳細については、こちらをご参照ください。

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