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テレビ電話による
電子定款の認証

Q. テレビ電話による認証制度とは、どのようなものなのですか。

 

  1.    テレビ電話による認証制度とは、①株式会社、一般社団法人、一般財団法人及び各種法人の電子定款並びに②電子私署証書について、公証人が、映像と音声の送受信により相手の状態を相互に認識しながら通話をすることができる方法であるテレビ電話を通じて、嘱託人と直接面談を行い、電子定款又は電子私署証書にされた電子署名が嘱託人本人によってされたものであることを確認するとともに、嘱託人の本人確認を行うことによって、電子定款及び電子私署証書の認証を行うというものです。
  2.    テレビ電話による電子定款及び電子私署証書の認証によって、嘱託人は、自ら又はその代理人が公証役場に出向く必要がなくなり、嘱託人自らがテレビ電話の画面に出ることによって、電子定款及び電子私署証書の認証を受けることができるようになりました。
  3.  発起人等が電子署名をできない場合でも、発起人等から、定款作成代理人(士業者)に対し、紙の委任状(印鑑登録証明書等付きのもの)で定款作成を委任し、定款作成代理人がその委任状を公証役場に郵送することにより、テレビ電話による電子定款の認証を利用することが可能となりました

Q. どのような場合に、テレビ電話による電子定款及び電子私署証書の認証を利用できるのかを詳しく教えてください。また、どのような文書が対象となりますか。

 

  1.    テレビ電話による電子定款の認証
    1.    テレビ電話による電子定款の認証を利用できるのは、次のいずれかの場合です。
      1. ①   発起人等が、電子定款に電子署名をし、自らがオンラインで認証申請をする場合(この場合は、発起人等が認証の嘱託人となります。)
      2. ②   発起人等が代理人(士業者)に定款作成を委任し、定款作成代理人が電子定款に電子署名をしてオンラインで認証申請をする場合(この場合は、定款作成代理人認証の嘱託人となります。)
    2.    上記1の②の方法による場合、発起人等が代理人に定款作成を委任する方式は、電磁的記録である委任状に電子署名をする方式のほか、紙の委任状印鑑登録証明書又は印鑑証明書の印を押捺する方式でも可能です。
    3.    電磁的記録である委任状に電子署名をする方式の場合、委任状と電子定款を別にした2通の電子文書で、オンライン申請をすることになります。
    4.    なお、紙の定款の認証を受ける場合には、テレビ電話を利用することはできません。
  2.    テレビ電話による電子私署証書の認証
    1.    電子文書である私署証書について、その作成者が、これに電子署名をし、自らオンラインで認証申請をする場合には、テレビ電話による電子私署証書の認証を利用することができます
    2.    なお、紙の私署証書の認証を受ける場合には、テレビ電話を利用することはできません。

Q. テレビ電話によって電子定款の認証を受けるまでの手順は、どうなっていますか。

  1.    まず、オンライン申請をする発起人等又は定款作成代理人(以下「嘱託人」という。)において、FacePeer社の提供するFaceHubを利用できる環境が必要です。
  2.    スマートフォン又はタブレットを使用する場合には、当該スマートフォン又はタブレットに、FaceHub(フェイスハブ)アプリ(iOS版/Android版)を事前にインストールしておくことが必要です。
       以下のリンクをクリックするか、App store又はGoogle Playストアで「FaceHub」を検索してインストールしてください

       iOS版/https://apps.apple.com/app/id1060166242

       Android版/https://play.google.com/store/apps/details?id=com.facepeer.facehub&hl=ja&gl=US

     

  3.    パソコンを使用する場合には、当該パソコンに、Google Chrome(グーグルクローム)ブラウザを事前にインストールしておくことが必要です。
       なお、パソコンの場合には、FaceHubアプリをインストールする必要はありません。
  4.    事前に、公証役場に対しテレビ電話による認証を希望している旨を申し出た上メール、FAXその他の方法により、認証を受けたい定款の案実質的支配者となるべき者の申告書送付し、定款の内容等の適法性その他の事前調査を受けてください。
  5.    また、発起人等が定款作成代理人に紙の委任状で定款作成を委任している場合には、その委任状を公証役場に郵送してください。その際、発起人等が個人(自然人)の場合には3か月以内に発行された当該個人の印鑑登録証明書(原本)を同封し、発起人等が法人の場合には3か月以内に発行された当該法人の登記事項証明書及び代表者の印鑑証明書(いずれも原本)を同封することが必要です。
       なお、郵送料は、嘱託人負担となりますので、同一の情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書、原本還付手続をした印鑑登録証明書等の全部又は一部の郵送を必要とされる場合には、返信用のレターパック(返送先の宛名を記載したもの)の同封をお願いします。これに、手数料の領収書を同封してお送りします。
       以上の定款の事前チェックや書類の送付等なしに認証を求められても、認証ができない場合がありますので、御留意願います。
  6.    以上の手続を経て、定款認証が可能な状態になった場合には、嘱託人は、公証人に対し、テレビ電話による認証を希望する日時を予約してください。
       予約申込みの方法は公証人がテレビ電話用のURLを嘱託人にメールで送信する必要があるので、メール又は公証役場のホームページにある予約申込みフォームを利用してください。
  7.    上記6の予約申込みに対し、公証人が、予約日時を決定してその旨の連絡をするとともに、テレビ電話のURLを嘱託人にメールで送信します。
  8.    嘱託人は、予約当日までに、認証を受ける電子定款のオンライン申請をしてください。

Q テレビ電話の際には、どのような手続が行われるのですか。

 

  1.    予約日時に、公証人からメール送信されたテレビ電話用のURLをクリック又はタップすると、FaceHubが起動し、公証人が起動中の端末とテレビ電話でつながります。
  2.    なお、公証人からメール送信されたURLのハイパーリンク(アンダーラインが引かれたURLをクリック又はタップすることによって、URLにつながる機能)が途中で切れており、URLをクリック又はタップしても、FaceHubを起動させることできない場合には、次のようにしてください。
    1.    スマートフォン又はタブレットのときは、メール文中のURLを全選択にすると、画面上に「コピー 共有 すべて選択 ウェブ検索」が現れるので、その中から、「ウェブ検索」をタップすると、FaceHubを起動させることができます。
    2.    パソコンのときは、メール文中のURLを全選択にしてコピーした上で、Google Chromeを立ち上げて、その最上部のアドレスバーに、コピーしたURLを貼り付けて、検索の操作をすると、FaceHubを起動させることができます。
  3.    嘱託人と公証人とがテレビ電話で接続した後、電子定款又は電子私署証書の電子署名が嘱託人によってされたものに相違ないかなどの確認が行われます。
  4.    また、嘱託人が人違いでないことを確認するため、官公署発行の顔写真付き身分証明書、例えば、次の本人確認資料のいずれかをテレビ画面に提示していただきます。
    1.    運転免許証
    2.    パスポート(旅券)
    3.    マイナンバーカード(個人番号カード)
    4.    住民基本台帳カード
    5.    在留カード
  5.    これらの手続により、公証人は、電子定款又は電子私署証書にされた電子署名が嘱託人本人によってされたものであることを確認するとともに、嘱託人の本人確認を行い、電子定款又は電子私署証書に対する認証の可否を判断します。
  6.    公証人は、認証できると判断したときは、電子定款又は電子私署証書の認証を行い、「登記・供託オンライン申請システム」を介して、認証済みの電子定款や電子私署証書のデータを嘱託人に送信して認証手続を終えます。

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